Тендер на обучение: ракурс «иной»

Консалтинговую компанию можно выбрать различными способами: на основе имеющегося опыта сотрудничества, по рекомендации специалиста, степени известности, рейтингам. В последнее время популярным способом становится тендер. Данная процедура выбора стратегического партнера является наиболее объективной и, поэтому, требует высокого уровня профессионализма со стороны организаторов.

Все чаще на почтовый ящик Университета приходят письма от потенциальных заказчиков с приглашением принять участие в тендере на корпоративное обучение. Тема письма вдохновляет, появляется азарт и чувство огромной признательности HR-менеджерам за инициацию «профотбора», за профессиональный подход к выбору партнера, способного взять на себя ответственность в деле развития человеческих ресурсов организации. Сам факт появления конкурсов, тендеров, своеобразного кастинга тренинговых компаний свидетельствует о качественных изменениях на рынке бизнес-образования. Данную тенденцию нужно уловить и поддержать.

Поддержать, однако, это не значит «безапелляционно принять правила игры». Поддержать - это значит выразить согласие, одобрить и оказать помощь, содействие. Организация тендера - дело довольно сложное и неоднозначное. То, что кажется совершенно незначительным для заказчика - организатора - и, соответственно, полностью им игнорируется, иногда становится принципиально важным для участника - консалтинговой компании. Информация, условия, принципы, последовательность - все должно быть согласовано и принято обеими сторонами. Необходимо договориться о правилах.

Тендер на обучение: точки над i

Часто употребляемый в литературе термин тендер ("tender") является зарубежным аналогом термина конкурс (от лат. сoncursus - стечение, столкновение, встреча). Зарубежный аналог легко был воспринят российской бизнес-средой: первоначально он использовался в строительстве, производственной сфере, позже медленно и верно внедрился в сферу услуг. По сути, тендер - это процесс выбора компании-провайдера на конкурсной основе.

Когда нужен тендер?

Конкурсные процедуры в бизнес-образовании необходимы и оправданы в ситуациях, когда:

• четко определены цели, задачи, возможные пути решения; 
• требуется выбор конкретного решения: система, исполнитель, условия; 
• необходимо найти партнера для долгосрочного сотрудничества или выполнения большого объема работ; 
• заказчик является крупной компанией со стабильным финансовым положением на рынке (затраты на проведение тендера обычно составляют 5 - 10% от стоимости услуги). 

Издержки на проведение тендера, безусловно, окупаются за счет приобретения стратегического партнера, нацеленного на результат и способного обеспечить индивидуальный подход. Такой партнер обязательно будет найден, если процесс организации конкурса максимально соответствует поставленной задаче.

Общих правил, процедур и условий организации тендеров на обучение до сих пор не выработано. Заинтересованные в сотрудничестве консалтинговые компании вынуждены либо полностью принимать условия, либо отказываться от участия в процессе. Третьего пути - конструктивного диалога - пока не найдено. Часто участники ограничены условиями, временем, дефицитом информации. В результате такого подхода страдают, в первую очередь, сами организаторы, неосознанно упуская выгодных партнеров, ограничивая их возможности для качественной работы.

Как поймать золотую рыбку?

Условие 1. Гласность

Конкурсантам необходимо обеспечить возможность свободного доступа к информации об условиях участия, критериях отбора, этапах и конкурентах. Технически это осуществляется через организацию информационной рассылки, сайт, проведение периодических «открытых» встреч и проч. К сожалению, в большинстве случаев организаторы тендера ограничиваются составлением Технического задания и телефонным общением по принципу «забыли спросить вот еще что?». Информация о конкурентах не афишируется вообще, более того - она тщательно скрывается.

СЛУЧАЙ ИЗ ПРАКТИКИ :

Столичная компания «N» проводит конкурс. На основе ТЗ готовятся Коммерческие предложения, происходит интенсивное телефонное и электронное общение. В процессе общения менеджер НШБ делает попытки получить информацию о процессе, на поддержание и развитие которого он и его компания тратят силы, время, деньги. Единственный ответ: «мы выбираем между несколькими компаниями, имеющими опыт проведения подобных тренингов» Результаты конкурса не были объявлены. Вопрос о победителе был проигнорирован дважды.

Такая позиция невыгодна самому заказчику:

Во-первых, у участников назревают естественные выводы о непрофессионализме организаторов или фиктивности тендера. Это как минимум. В результате участники тоже «закрываются», пытаясь обезопасить себя от заведомо напрасной деятельности (в смысле ее объективной безрезультативности). Пропадает мотивация, исчезает профессиональный азарт. Не следует проводить тендер в порядке «соблюдения формы», демонстрируя «беспристрастность» и «объективность», если на самом деле выбор уже предопределен.

Во-вторых, дефицитом информации о процессе заказчик провоцирует дефицит информации о самом конкурсанте. Консалтинговый рынок сегодня уже готов к конструктивной конкуренции. Страх назвать имена напрасен. Когда конкурсант точно знает кто, кроме него, претендует на главный приз, он может четко и в полном объеме продемонстрировать свои конкурентные преимущества. Это значит - заказчик получит информацию необходимую и достаточную для принятия решения.

Особенно важно объявлять результаты конкурса. Компания-победитель должна быть вознаграждена за качество работы не только доверием заказчика, но и публичным признанием, заявлением о доверии. Победы «втихаря» не воодушевляют. Открытость - это еще и ответственность. Победитель будет стремиться сохранить достоинство своего «имени» - сработать вхолостую уже не получится. Кроме того, гласность развивает рынок. Заказчик стимулирует конкурсантов развиваться и учиться, повышать качество и компетентность.

Условие 2. Время

Наиболее оптимальные условия проведения конкурса - предоставление достаточного времени на подготовку коммерческого предложения. Мировой банк, как опытный организатор многочисленных тендеров, установил срок - 45 дней. Продолжительность подготовительного периода зависит от сложности решаемых задач, глубины проблем, условий и критериев выбора.

СЛУЧАЙ ИЗ ПРАКТИКИ:

Приглашение принять участие в тендере от 10 октября 2005 года Компания «N» проводит тендер на обучение топ-менеджмента. Темы обучения: формирование команды, мотивация, организационные коммуникации <...> Программа должна учитывать специфику рынка, стратегические цели компании <...> Для участия в тендере необходимо прислать предлагаемые программы, резюме тренеров и предложения по оценке эффективности до 15 октября <...>

Важно понимать: Вы ставите перед консалтинговой компанией задачу создать штучный продукт, именно для Вашей организации. Значит, нужно дать время команде профессионалов на выполнение ювелирной работы.

Условие 3. Техническое задание

Необходимое условие при организации конкурса - продуманное техническое задание, в котором подробно описаны исходные данные и четко сформулирован ожидаемый результат. Иногда вся конкурсная документация представляет собой два листочка, исходя из которых требуется разработать проект или дать предложение по реинжинирингу бизнес-процессов. В этом случае приходится задавать заказчику массу дополнительных вопросов, что неудобно для обеих сторон. Важно помнить: от формулировки требований зависит содержание тендерных предложений. Это самая трудоемкая часть подготовки к тендеру, требующая опыта и усилий специалистов. Вполне оправданным является обращение за помощью к квалифицированному независимому консультанту, который может полностью взять на себя процесс организации тендера.

«Работоспособное» Техническое задание включает:

• Краткое описание исходной ситуации, обусловившей необходимость проведения тендера на обучение; 
• определение целей, задач и условий обучения; 
• ожидаемые результаты и показатели эффективности; 
• перечень вопросов для конкурсантов; 
• определение требований к конкурсантам; 
• необходимая информация об организации конкурсного процесса: условия участия, этапы, сроки, критерии отбора, процесс информирования и т.д.; 
• смета или примерная сумма, которую предполагается направить на обучение. 

В процессе подготовки Технического задания необходимо расставить для себя приоритеты относительно каждого раздела и пункта. На основе этого формируются критерии выбора: экономичность, профессионализм, системность, известность и проч.

Мировая практика определила ряд основных (универсальных) критериев оценки победителей тендеров. Они закреплены в законодательстве, в документах международных организаций (директивы Европейского Союза, многостороннее соглашение о госзакупках в рамках ВТО, строгий порядок организации тендеров по линии МБРР, ЕБРР, программы ТАСИС и др.). Российские компании не пользуются какими-либо едиными принципами определения победителей тендеров, хотя в последние годы многие из них ориентируются на правила международных организаций.

В конкурсах на консалтинговые услуги самое большое внимание уделяется опыту компании в реализации аналогичных проектов, наличию сертифицированных специалистов, уже участвовавших в выполнении подобных задач. 50% успеха в таком конкурсе - наличие квалифицированного персонала. Для многих заказчиков до сих важным критерием остается известность компании - «мода», даже в ущерб целям обучения. В любом случае, это решать заказчику. Главное, чтобы Техническое задание и сам процесс конкурса был ориентирован на получение релевантной информации.

Важным критерием выбора является предлагаемая стоимость услуг. При этом необходимо брать в расчет соотношение «цена/качество». Говоря о стоимости, хотелось бы подчеркнуть, что «знающие себе цену» компании хорошо знакомы со своим рынком и не предложат неконкурентных «заоблачных» цен. Наоборот, следует настороженно отнестись к предложениям, рассчитанным на выигрыш исключительно за счет стоимости. Демпинговые цены в образовательном консалтинге - верный признак некомпетентности, неуверенности консультантов в собственных силах. С консультантами можно торговаться, но, скорее всего, уступки будут за счет качества и объема услуг. Поэтому - расставляйте приоритеты.

Тендер - это, в первую очередь, инструмент. Инструмент выбора. Как любой инструмент он должен быть надежным и применимым в конкретной ситуации. Необходимо создавать такие правила и принципы использования, чтобы инструмент работал.

Возврат к списку