«Плюсы» от регламентации бизнес-процессов

Регламентирующие документы по процессу дают возможность руководителю осуществлять объективный контроль исполнения требований. Такой контроль может осуществляться:
• ежедневно – выборочный визуальный контроль соблюдения сотрудниками требований нормативно-методических документов по процессам;
• еженедельно – анализ показателей по процессам, контроль наличия и правильности заполнения документации по процессу; анализ результатов деятельности за неделю;
• ежеквартально (раз в полгода) – участие в аудите исполнения требований регламентирующей документации по процессу (проводят внутренние аудиторы организации);
• прочие.

Снижение рисков, связанных с уходом руководителей и специалистов

Во многих компаниях технология выполнения процессов «хранится» в умах сотрудников – на бумаге ее нет! Процессы выполняются, их результаты вполне приемлемы с точки зрения руководителей. Но существует значительный риск, что при уходе из организации руководителей или ключевых специалистов процессы перестанут стабильно выполнятся, возникнут проблемы с клиентами, возрастут затраты и т.п. Поэтому наличие в организации комплекта актуальных нормативно-методических документов по процессам существенно снижает указанный риск.

Повышение эффективности процессов подбора и обучения персонала

Одним из полезных результатов регламентации процессов является возможность получать полное описание деятельности сотрудников. Например, в должностной инструкции можно указывать, в каких именно процессах участвует сотрудник, что делает, требования к срокам и т.п. Эта информация может быть представлена в виде приложения к должностной инструкции (регламент работы сотрудника). Специалисты службы по управлению персоналом могут использовать такие документы для более эффективного подбора на соответствующие должности и последующего обучения персонала.

Создание возможностей для аудита бизнес-процессов и «запуска» системы непрерывного совершенствования (цикла PDCA)

Одним из способов обеспечить актуальность и исполнение требований регламентирующих документов является проведения внутреннего аудита. Если регламентов нет, либо они значительно устарели, то смысл и возможность проведения такого аудита теряется. Напротив, регулярно проводимые аудиты исполнения требований помогают руководителям и сотрудникам более эффективно использовать регламенты, изменить отношение к «работе по стандартам».

Так же наличие системы регламентации процессов (исполнение-контроль-актуализация/улучшение) является одним из факторов успешного внедрения цикла непрерывного совершенствования PDCA.

Создание предпосылок для последующей эффективной автоматизации бизнес-процессов

Если регламенты процессов постоянно контролируются и актуализируются, то их можно использовать при постановке задачи автоматизации. Ничего страшного, что графические схемы процессов в этих регламентах могут быть описаны простейшими средствами. Главное, что они структурированы и выполняются. Сотрудники понимают, что такое процессы, как они регламентируются и контролируются. В этом случае, гораздо проще перейти к использованию более сложных инструментов описания процессов с целью автоматизации, в частности начать использовать стандарт BPMN.

Обеспечение возможности развития бизнеса

Наличие актуальной регламентной базы существенно облегчает тиражирование бизнеса при создании дочерних компаний, открытии новых филиалов в регионах и т.п. Конечно, одних только регламентов мало, но эти будут серьезным подспорьем для руководителей, перед которыми поставлена задача создать новый филиал и т.п.

В.В. Репин, к.т.н., доцент, зав. кафедрой Управления бизнес-процессами НОУ ВПО «ИЭФ «Синергия», основатель портала www.FineXpert.ru