Секреты эффективного совещания
24.10.2011
Итак, в первую очередь давайте разберемся, чем является для вас совещание: формальностью и тратой времени, критикой и каторгой, поводом подраться и раздуть конфликт, поводом показаться и покрасоваться или местом для решения проблем, определения плана действий и т.д. Интересно, что большинство компаний последний вариант даже не имеют в виду. Есть компании, в которых абсолютно отсутствует культура организации и проведения совещаний и митингов (кстати, этот англоязычный термин уже прочно вошел в словарь бизнеса). Причем в головах большинства сотрудников совещание — нудный и никчемный процесс. На самом деле совещание — это самый главный инструмент как для большой корпорации, так и для семейной фирмы. В этой статье мы попробуем решить две задачи: как построить систему совещаний и как сделать эти совещания результативными.
Что значит митинг?
Когда мы говорим про создание системы митингов, подразумеваются совещания в очень широком смысле слова, которые в том или ином виде есть во всех компаниях:
• периодические глобальные совещания (ежегодные конференции, ежеквартальные митинги);
• периодические оперативные собрания, (ежемесячные заседания, еженедельные встречи, ежедневные планерки);
• периодические незапланированные телеконференции или собрания, посвященные текущему проекту или обсуждению новых возможностей;
• незапланированные сессии или созвоны, посвященные определенным проблемам или ситуациям. Митинги могут быть внутренние (совещания в рамках отдела, кросс-функциональные или корпоративные) и внешние (например, конференции с партнерами). Как правило, цель любого митинга — собрать людей, чтобы информировать их о чем-то плюс обсудить проблемные моменты, а также (!) побудить делать что-то.
Что такое результативный митинг?
Чтобы решить задачу, необходимо поставить для нее условия. Эффективность действительно качественных митингов заключается в следующих факторах:
1. Один лидер или ведущий.
2. Грамотное планирование и подготовка.
3. Заинтересованность участников и активная работа во время.
4. Зафиксированные результаты, выводы и план действий после.
5. Выполнение намеченного после митинга.
В целом организация митинга может представлять собой синоним реализации (!) мини-проекта, даже если речь идет о часовой планерке.
Какие простые инструменты необходимо создать и внедрить?
Регламент совещаний (Meeting Governance)
Годовое расписание митингов, на которое сориентированы коммуникации в организации, предполагает подготовку отчетов и презентации. В регламенте должны быть прописаны известные параметры (частота, название, местоположение, участники, обсуждаемые вопросы) и обязательно закреплена ответственность: кто составляет презентации для митинга, кто пишет протокол и т.д.
Алгоритм подготовки и проведения митинга (Meeting scheme)
Потратьте один раз время, чтобы составить алгоритм по подготовке и проведению типовых митингов, и
он будет служить шпаргалкой для контроля и учета всех необходимых шагов, в том числе в случае, если
это делегируется коллегам: что надо решить, что выбрать, вопрос для утверждения и т.д.
Приглашения в календаре почтовой системы (Meeting invitation)
Это безусловная необходимость, однако многие забывают о ней. Как результат — опоздания, забывания, плохая подготовка и другие организационные проблемы. Участники должны видеть и учитывать при планировании все совещания в своем календаре.
Повестка/Программа совещания (Meeting agenda)
Программу надо составлять всегда, хотя бы в форме краткого списка вопросов и целей совещания. Лучше сделать шаблон программы в Excel, чтобы удобнее было корректировать программу при изменениях длительности, времени или очередности выступлений.
Протокол совещания (Minutes of meeting)
Фиксировать договоренности надо всегда, даже если с первого взгляда все кажется однозначным. Шаблон протокола тоже лучше сделать в Excel: это позволит фильтровать план действий по ответственным, а также мониторить по датам.
Анкета обратной связи (Questionnaire)
При введении новых совещаний, новых форматов или участников совещаний обязательно надо составлять вопросники. Результаты удобно собирать и анализировать в электронном виде. Есть такие сайты, как monkeysurvey, где можно бесплатно и очень быстро составлять и использовать простые и понятные
анкеты. В целом использование инструментов может стать достаточным для того, чтобы проведение совещаний в компании стало эффективным и действенным процессом. Однако существуют некоторые моменты, которые могут омрачить этот процесс.
Какие существуют типовые проблемы и варианты их решения?
| № | Ошибка/Риск/Проблема | Решение/Инструмент |
| Что нужно сделать до? | ||
|
1 |
Совещания проводятся нерегулярно/часто/редко |
Для готовности всех участников и качественной подготовки составить: годовой регламент митингов (расписание, участники, цель) |
| 2 | Совещания проводятся незапланированно, участники недовольны отрывом от работы | Для всех незапланированных:— Всегда предварительное письмо (план, основная тема, вопросы, ожидаемое решение, результат)— Краткость (max 60 мин.)— Использовать редко (только если невозможно обсудить на запланированных) |
| 3 | Проведение митингов обходится дорого, требует много временных и финансовых ресурсов | Начните использовать технологии: — Дистанционные митинги, вебинары (в любом месте при наличии компьютера участники имеют возможность видеть презентационные материалы и слышать выступающего, переписываться, высказывать мнения, голосовать). Расходы на участие одного человека в таких совещаниях оцениваются около тысячи рублей. |
| 4 | Не все участники знают цель и содержание митинга, некоторые воспринимают приглашение в штыки или игнорируют |
Для каждого митинга или маленького совещания подготовить:— Повестку/Agenda — хотя бы обозначить цель, обсуждаемые вопросы и примерный регламент по времени— Вариант презентации для предварительного чтения (Preread), хотя бы краткий вариант, не обязательно конечный. |
| 5 | Не все участники могут участвовать в митинге или неверно расставляют приоритеты | Заранее согласовать, оповестить (подчеркивать значимость МЫ, предусмотреть участие менеджмента хотя бы на вступлении). Подготовить приглашение в календаре почтовой системы, чтобы было напоминание. Напомнить об участии коротким сообщением (если возможно — со стороны руководителя). |
| 6 | Отсутствие интереса/дублирование информации для разных участников | При составлении презентации учитывать только насущные вопросы для данной аудитории, не более. Интересоваться о необходимости пояснений. Использовать:— раздаточный материал, приложения (backups): обобщения, ссылки, таблицы, графики— схематичность, образность, keymessages (большинство людей визуалы) |
| 7 | Недостаточная готовность докладов/материалы выступающими делаются в последний момент | Постараться обозначить более ранние сроки подготовки (deadlines). Унифицированная форма и содержание презентаций для периодических митингов; в презентации использовать навигатор (краткое содержание слайдов презентации), выводы после каждой смысловой части презентации, ожидаемые решения и вопросы к обсуждению для присутствующих. |
| Что нужно делать во время? | ||
| 1 | Споры, превышение длительности обсуждений/групповых заданий | Использовать:— Постоянную модерацию (визуализировать на бумаге или флипчарте, напоминать о времени, о теме) — Неформальные перерывы (пауза, шутка) |
| 2 | Дифференцирование участников, уменьшение значимости мнений, недостаток идей | Высказываться всегда должен каждый участник, например, о своих результатах. По проблемам сначала высказываются участники, потом выступающий. Стараться на всех сессиях митинга использовать генерацию идей: мозговой штурм, SWOT, =/- и другие. |
| 3 | Отсутствуют действия и результаты после митинга | При определении плана действий:— Оценивать риски, спрашивать у ответственного: Сможешь? Что помешает?— Вести унифицированный протокол совещания: план действий, ответственный, дата.— Использовать протокол как вступление на следующем митинге. |
| 4 | Отсутствует активность ИЛИ конструктивные вопросы | Больше конкретики: алгоритм действий, цифры, четкие сроки, четкие вопросы и т.д. По частным случаям вопросы переносим (давайте обсудим после встречи). |
| 5 | Неожиданные вопросы — необдуманные ответы | Честно отложить решение/делегировать, ответить позже другим. Обязательно сделать комментарии в протоколе. При горячих и личных вопросах — личное обсуждение. |
| 6 | Слабая выполняемость плана действий после митинга |
Формат завершения митинга — побуждающий, не информационный! Подводим итоги в каждой сессии! Организовать присутствие руководителей/менеджмента минимум на 1 сессии митинга. |
|
Что нужно сделать после? |
||
| 1 | Пассивность участников после митинга, принятые решения и указания не внедряются | После митинга делаем мониторинг плана действий (периодический для отслеживания статуса действий или одновременный как оценки результатов). Высылаем протокол всем через1–2 дня после митинга (включая отсутствующих и руководителей участников). Можно собрать и оцифровать также полезную информацию, оставленную во время мероприятия (флипчарты, черновики участников). |
| 2 | Проблемы в организации митинга: место, логистика, не подготовлены | Составить и использовать алгоритм организации мероприятий (процессы подготовки и проведения). Просить заполнять анкету обратной связи: организация, логистика. |
| 3 | Недовольство и критика участников | После митинга проводим:— Анализ программы митинга— Анализ заполненных анкет обратной связи: время, презентации, дискуссии и т.д.Индивидуальные контакты (в том числе и руководство). |
Побывав на нескольких неудачных, даже конфликтных митингах, не приводящих ни к каким действиям
участников, несложно составить список основных ошибок или ключевых рисков в планировании и организации таких мероприятий. А организовав несколько удачных митингов с информирующими и мотивирующими выступлениями, конструктивными обсуждениями и действенными планами, можно разработать решения и инструменты для уменьшения рисков и предупреждения этих ошибок. Ниже приведена таблица, которая является кратким обзором основных решений, шпаргалкой для ведущих совещаний, включает некоторые известные практики и инструменты, использующиеся при проведении совещаний, презентаций, тренингов и на переговорах.
Виктория Хотян
Мнение эксперта
Инна Климина, директор по развитию представительства компании «МДМ-Комплект» в г. Новосибирске:
Алгоритм эффективного совещания часто заключается не столько в грамотно разработанной и продуманной стратегии, сколько в компетентности и профессионализме той команды, которая представляет вашу компанию. На своем примере могу сказать, что любые совещания мы проводим по принципу «нет неважного человека». Каждый имеет свой взгляд на ситуацию и каждый его высказывает. В конечном итоге мы принимаем совместное решение. Мнение всех сотрудников учитывается, вне зависимости от того, подчиненный это или управляющий. Существует множество инструментов и практик проведения совещаний, но если не учитывать человеческий фактор, то эффективность таких совещаний будет сведена к нулю.
