Ассессмент-центр — практичный инструмент для HR‑специалиста

Ассессмент-центр или Центр оценки — это значимый метод диагностики персонала в бизнес-среде. Расскажем, что такое Центр оценки, в чем его преимущества, предложим рекомендации по использованию и какие изменения на сегодняшний день претерпел этот инструмент. Направлений диагностики множество. К самым популярным относятся тесты, рейтинг сотрудников (например, метод 9 box), экспертная оценка, 360 градусов, интервью по компетенциям и пр. Наиболее комплексным для решения задач в работе с людьми является Центр оценки (Ассессмент-центр), так как включает целый набор инструментов.

Центр оценки — это всеобъемлющий подход к оценке сотрудника или кандидата, благодаря которому можно сформировать полноценное и аргументированное представление о нем, выявить наиболее сильные стороны и зоны роста, проанализировать личностные особенности и спрогнозировать потенциал респондента.

Задачи, которые решает Центр оценки:

• диагностика кандидата,
• оценка потенциала сотрудника,
• выявление кадрового резерва,
• продвижение и назначение на ключевые должности,
• управление карьерой,
• подбор на руководящие должности,
• формирование потребности в развитии.

Какие задачи не решает Центр оценки:

• увольнение сотрудника,
• снижение уровня дохода,
• дисциплинарные взыскания,
• критическая обратная связь,
• оценка эффективности в текущей деятельности.

Какие типы упражнений используются в ЦО

Поскольку Центр оценки — это инструмент, использующий комплекс упражнений, приведу ниже список наиболее часто используемых:

• тест или опросник,
• интервью по компетенциям,
• ролевое упражнение,
• деловая игра,
• самопрезентация,
• письменное упражнение.

Тип и содержание упражнения выбирается исходя из цели оценки, модели компетенций. Какие-то упражнения выполняются индивидуально, какие-то — в группе. При выборе важен баланс и комбинация разных форм заданий, которые будут дополнять друг друга. В упражнении, как правило, есть ведущие оцениваемые компетенции и дополнительные, которые можно пронаблюдать косвенно. Поэтому при подборе заданий следует проследить чтобы не менее чем в двух упражнениях можно было посмотреть проявления одной и той же компетенции и тех же поведенческих индикаторов.

В чем преимущества и недостатки ЦО

 Центр оценки дает более объективный результат в сравнении с другими методами, потому что:

• Используются сразу несколько мотодов, что позволяет увидеть компетенции с разных сторон.
• Вовлечение наблюдателей дает возможность повысить объективность диагностики.
• Дополнительное преимущество Центра оценки — возможность всесторонней диагностики респондента: метод позволяет оценить различный набор компетенций (качеств), а также увидеть их проявление в различных видах упражнений.

Центр оценки может стать единой точкой входа для замера группы людей. Следовательно, работодатель в результате может сравнивать их показатели, смотреть динамику в долгосрочном промежутке. Полученные данные лягут в основу программы развития, карьерного трека и прогноза проявленности оцениваемого.

Недостатки Центра оценки:

• стоимость при проведении внешним поставщиком,
• временные ресурсы и готовность внутренних экспертов, руководителей-наблюдателей и оцениваемых,
• трудоемкость подготовки (выверения модели компетенций и поведенческих индикаторов),
• малое количество высококвалифицированных экспертов на рынке.

Риски:

• неготовность руководства к изменениям и реализации решений по результатам Центра оценки,
• срыв сроков или несоблюдение запланированного графика,
• потеря кандидата из-за длительности процедуры или не готовности принимать участие в кейсах / упражнениях /деловых или ролевых играх,
• при онлайн проведении — распространение конфиденциальной информации, потеря чистоты исследования.

Что должен учесть HR-менеджер при использовании ЦО

При выборе инструмента диагностики сделайте сравнительный анализ. Убедитесь, что именно ассессмент-центр лучше всего позволит достичь максимального результата при оптимальных временных и финансовых затратах. Если вы приняли решение провести Центр оценки, воспользуйтесь этими рекомендациями:

1. Заручитесь поддержкой руководства и обозначьте, что после Центра оценки должен последовать комплекс мероприятий. Согласуйте набор решений, которые могут быть приняты с использованием полученных результатов.
2. Определите категорию позиций, для которых применяется Центр оценки, сфокусируйтесь на ключевых. Например, кадровый резерв, топ-менеджеры, руководители n-1 и n-2, уникальные эксперты, должности, на которых требуется высокий уровень коммуникационных навыков, например, менеджеры по продажам.

3. 3. Детально спланируйте мероприятие и согласуйте с экспертами их время. Заложите 20% под «нештатные ситуации».

   4. Если организуете ЦО впервые, привлеките внешних экспертов для проведения или консультирования на стадии подготовки.

   5. Используйте упражнения, разработанные компаниями или экспертами, специализирующимся на этом. 

   6. Сохраняйте конфиденциальность упражнений. Исключите их распространение в бумажном или электронном виде. От детальной подготовки и анализа возможностей зависит 95% успеха проведения Центра оценки.  

Алгоритм Центра оценки

Ассессмент-центр — это не только оценка привлеченных участников, это еще и диагностика самих организаторов: того, как они умеют планировать и учитывать множество деталей для проведения мероприятия. Поэтому критически важно реализовывать весь алгоритм проведения ЦО.

Дорожная карта ЦО представлена на схеме ниже:

Подготовка к Центру оценки

Он состоит из следующих шагов:

1. Уточнить потребности заказчика, цели оценки и ожидаемый результат, убедиться, что для их реализации нужен именно инструмент ЦО. Договориться о последующих шагах и действиях после ЦО.
2. Определить бюджет мероприятия.
3. Выявить наличие человеческих ресурсов. Собрать команду для реализации ЦО. Оценить возможность привлечь внешних экспертов.
4. Подготовить список участников и их количество.
5. Сформировать план мероприятия, в котором обязательно должны быть отражены задачи, связанные с коммуникационной стратегией мероприятия, техническая часть подготовки, материальное обеспечение, время на каждую задачу, сам процесс проведения ЦО, оформление и представление результатов. В план стоит также включить постсопровождение мероприятия и анализ уроков на будущее.

6. Провести коммуникационные мероприятия для участников. Это могут быть созвоны при планировании, письменные анонсы участников, постановка встречи в календарь, письмо с благодарностью за участие и встреча по результатам оценки.

7. Подготовить наблюдателей, провести для них обучение.
8. Подготовить материалы: упражнения, инструкции.
9. Выбрать площадку.
10. Обеспечить своевременную оплату, если привлекаются внешние поставщики.

Подготовительный этап описан исходя из ситуации, когда у работодателя сформирована модель компетенций с положительными и отрицательными поведенческими индикаторами, определен комплект упражнений. Если какой-либо пункт отсутствует, необходимо заложить под него время и бюджет.
В ситуации регулярного проведения ЦО в компании рекомендуется описать бизнес-процесс или внедрить описанную процедуру ЦО.

 

Распределение ролей

Базовые роли, их количество и состав могут варьироваться в зависимости от набора упражнений, количества оцениваемых, места проведения, необходимого времени на задания и других факторов. Некоторые роли могут быть представлены в единственном числе. Например, Дизайнер программы и Ведущий или Дизайнер и Наблюдатель-эксперт. Специалиста, который выполняет роль Администратора, не рекомендуется привлекать к выполнению других задач, так как в любой момент может возникнуть потребность в технической поддержке. 

Заказчик — представитель бизнеса, инициирующий проведение Центра оценки, также принимает результаты, помогает принимать решения по критичным вопросам, например, может участвовать в построении модели компетенций или определении конкретных участников и наблюдателей. Заказчик также участвует в согласовании бюджета.

Участник — оцениваемый кандидат или сотрудник.

Дизайнер программы — руководитель проекта, ответственный за реализацию центра оценки, владелец плана проведения и организации команды. Эксперт, который запускает процедуру и на выходе презентует результаты заказчику.

Ведущий — специалист, который модерирует участников Центра оценки в день проведения диагностики, проводит вводный инструктаж, устанавливает контакт и мотивирует, по возможности снижает уровень стресса, координирует наблюдателей, распределяет по группам или помещениям. 

Наблюдатель-эксперт — это может быть внешний сертифицированный эксперт или обученный сотрудник компании. Хорошо, если у него есть опыт участия в Центре оценки в роли наблюдателя. 

Наблюдатель — привлеченный сотрудник компании, как правило руководитель, которому предварительно провели базовое внутреннее обучение в роли наблюдателя. 

Администратор — сотрудник, отвечающий за техническое обеспечение Центра оценки: распечатку материалов, формирование их по группам, отслеживание графика, фиксацию оценок в ходе групповых обсуждений наблюдателей, обработку результатов тестирования / ответов участников, сведение результатов и их оформление, подготовку помещения и другие организационные задачи.

Супервизор — внешний эксперт в области Центра оценки, помогающий работодателю внедрить технологию. 

Дополнительные роли зависят от организационной части. Например, может быть отдельно выделен на мероприятие IТ-специалист, особенно при проведении ассессмент-центра онлайн. Также может потребоваться координатор, который помогает распределять участников по кабинетам, быть всем вовремя и пр. 

Заранее продуманная и подготовленная техническая сторона организации создает комфорт участникам и упрощает работу организаторам. Примерный список того, что надо предусмотреть:

• Организация помещения при очном формате: таблички на дверях с номерами кабинетов, расстановка мебели и пр.
• Онлайн-платформа и ее сопровождение — стабильный интернет, работающие ссылки, настройка звука и видео и пр.
• IT-поддержка при онлайн-формате.
• Вода. 
• Кофе-брейки.
• Материалы участнику: буклеты, материалы к тестам, бумаги для черновиков, ручек с запасом. 
• Материалы наблюдателю и администратору — инструкции к упражнениям, бланки оценки и инструкции по заполнению. 
• Калькуляторы — зачастую встречаются задания сделать расчеты. Мобильными телефонами пользоваться не рекомендуется.
• Настенные часы с крупным циферблатом, чтобы участники могли на них ориентироваться.
• Секундомеры для наблюдателя и администратора.
• Бейджи.

Процедура проведения Центра оценки

В день проведения ЦО уже не будет времени что-то менять и дорабатывать. Однако Администратор и Ведущий должны быть готовы быстро среагировать на форс-мажор и найти решение, которое сохранит качество проведения ЦО и не повлияет на результат. 

Что может пойти не так:

• кто-то из участников или наблюдателей не пришел — надо скомпенсировать механику проведения ЦО, особенно там, где важно количество участников в упражнении;
• комплект раздатки распечатан не в том порядке или количестве — иметь запасные комплекты и, конечно, проверять заранее;
• по невнимательности спланировали расписание с накладками — скоординировать людей и активности. 

Может произойти любая ситуация, особенно, если вы проводите ЦО впервые.

Минимум за два часа до начала мероприятия, а лучше за день до него Администратор проверяет готовность материалов, помещения, наблюдателей и участников. Рекомендуем разработать чек-лист, где будут учтены все нюансы. 

Если ЦО — значимое событие, заранее договоритесь с коллегами, отвечающими за внутренние коммуникации или связи с общественностью, чтобы они были готовы написать о мероприятии. Важно соблюсти грань между полнотой  освещения и конфиденциальностью данных. Рекомендуется отказаться от фото- и видеосъемки индивидуальных упражнений и длительного присутствия посторонних на самих играх, чтобы не создавать искажающий фон.
Перед началом ЦО Ведущий собирает вместе участников и наблюдателей, проводит вводную беседу, цели которой — создать благоприятную атмосферу, максимально снижая уровень стресса, обозначить цели и план ЦО, уточнить организационные моменты и при необходимости раздать дополнительные материалы, например, карту помещений, бейджи. В некоторых случаях Ведущий должен озвучить основные правила безопасности в помещении — это относится в основном к производственным предприятиям или при участии большого количества человек. При необходимости Ведущий собирает отдельно на инструктаж наблюдателей, если это не было сделано накануне. 

После Администратор распределяет участников согласно графику. 

Во время каждого упражнения Наблюдатель заполняет бланк, где описывает поведенческие проявления, а по окончании — сдает бланк Администратору. 

Для проведения ролевых игр / упражнений рекомендуется привлекать дополнительно специалистов, которые будут отыгрывать роль с участником. Их также необходимо готовить накануне, однако из соображений социальной этики важно, чтобы эти сотрудники не работали вместе с участниками. 

В конце каждого упражнения Администратор собирает все инструкции участников и наблюдателей, чтобы сохранить конфиденциальность упражнений для использования в других ЦО.  

После завершения оценочных процедур можно в свободной форме опросить участников, получить от них обратную связь, поблагодарить их за участие и отпустить. 

Следующий шаг — это сессия с наблюдателями, цель которой — обсудить проведенные процедуры, проанализировать поведенческие проявления, выставить баллы. Модерировать дискуссию должен Ведущий или Администратор. Важно, чтобы наблюдатели пришли к единому мнению. Есть риск, что наблюдатели будут обсуждать формально, чтобы поскорее освободиться. Поэтому важно, чтобы они были вашими амбассадорами в центре оценки и понимали значимость результатов.

Сессию стоит проводить в этот же день. Но если вы завершите поздно и времени не осталось, организуйте ее в ближайшие пару дней, так как позже информация может потеряться или исказиться. 

Результатом сессии являются сведенные в таблицу сводные данные.

Представление результатов. Презентация данных

Результаты ЦО оформляются в нескольких документах:

1. Сводная таблица с баллами по всем участникам, упражнениям и компетенциям.
2. Отчет участнику, в котором подробно описываются его результаты, как были проявлены поведенческие индикаторы, даются общие рекомендации по развитию. 
3. Презентация для Заказчика. В нее могут войти следующие слайды:

• цели, задачи и ожидаемый результат,
• информация о центре оценки и как проводился, 
• оцениваемые компетенции и шкала оценок,
• общая информация об участниках,
• результаты и моменты, на которые стоит обратить внимание заказчика,
• профили участников,
• рекомендации / варианты решений — конкретно, измеримо.

К презентации приложениями — план-график реализации рекомендаций с указанием ответственных, сроков, необходимых ресурсов, а также детализация по проведению ЦО, например, описание компетенций. 

Формат и полнота представления результатов зависит от целей ЦО: это может быть как кадровый комитет, так и небольшая рабочая встреча.

Параллельно Администратор ЦО и другие эксперты готовят отчеты для участников. Эта работа требует временных вложений, экспертных знаний в области оценки компетенций и умения давать рекомендации по развитию, обратную связь по алгоритму. 

В персональный отчет может входить:

• общая информация о центре оценки,
• описание компетенций и поведенческих индикаторов,
• шкала оценки,
• общие результаты по участнику,
• детали результатов участника по компетенциям и поведенческим индикаторам,
• рекомендации по развитию.

Важно запланировать встречу с участником и обсуждение подготовленного отчета в ближайшее время после проведения ЦО. Рекомендуется использовать алгоритм обратной связи, принятый в вашей компании, или разработать его до момента встречи с участником.

Через обратную связь вы также формируете внутренний и внешний бренд работодателя, поэтому качество обратной связи будет влиять на дальнейшую вовлеченность, удовлетворенность или мотивацию сотрудника, его отклик коллегам.

Современные практики использования Центра оценки

За последние несколько лет отмечается две тенденции в применении Центра оценки:

1. Онлайн-формат. Уже появились компании-разработчики и готовые платформы для проведения центра оценки онлайн.
2. Гибридное или частичное использование — когда с целью экономии времени используется ограниченное количество упражнений. В этом случае критично важно подобрать те, что отвечают вашей модели компетенций, а набор компетенций должен соответствовать приоритетным проявлениям. 

Эти изменения прежде всего связаны с ускорением циклов в бизнес-процессах, развитием формата удаленной или гибридной работы, увеличением потоков информации и сокращением периода стратегического планирования, а также косвенно с уменьшением среднего периода жизненного цикла сотрудника в компании.

О. Куцко

Возврат к списку