Как вести электронный кадровый документооборот

Нормы Трудового кодекса о кадровом ЭДО позволяют работать с большей частью кадровых документов только в электронном виде, без дублирования на бумаге. Расскажем, какие права и обязанности есть у работодателей и что нужно для перехода на ЭКДО.

22 ноября 2021 года вступили в силу три новые статьи Трудового кодекса — ст. 22.1, 22.2и 22.3 (Федеральный закон от 22.11.2021 № 377), которые определяют порядок перевода кадрового документооборота на электронную основу и правила создания, обмена и хранения электронных документов.

Обратите внимание: эти нормы касаются не только работодателей и работников, но и соискателей.

Как считает Минтруд, использование ЭКДО:

• защищает документы от повреждения и потери,
• упрощает процесс оформления трудовых отношений для обеих сторон,
• сокращает временные и финансовые затраты работодателей с распределенной филиальной сетью,
• работникам дает быстрый доступ к необходимым документам, связанным с их работой.

За период применения ЭКДО многие работодатели убедились в безусловной пользе и удобстве электронного взаимодействия с работниками.

Обратите внимание: переход на электронный кадровый документооборот — это не обязанность, а право, причем для всех участников трудовых отношений.

Какие документы можно перевести в цифровой формат

Согласно ст. 22.1 ТК РФ исключительно в электронном виде можно оформлять не все кадровые документы: некоторые оформляются в том виде, в котором пожелал работник, а какие-то остаются только на бумаге.

Только на бумаге	На бумаге или электронно — по желанию работника		Можно только электронно либо на бумаге — по решению работодателя
Трудовые книжки	Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р)		Ознакомление с локальными нормативными актами и коллективным договором перед подписанием трудовых договоров
Акты о несчастных случаях на производстве по форме № Н1	Заявление о выдаче документов, связанных с работой	Электронно — при условии, что работодатель применяет ЭКДО	Локальные нормативные акты
Приказы (распоряжения) о увольнении работника	Документы, связанные с работой, предоставляемые работнику по его заявлению		Трудовые договоры, приказы (за исключением приказа об увольнении), уведомления для работников и другие документы
Журналы и ведомости инструктажей по охране труда			Заявления работников, служебные и объяснительные записки и другие документы

Ст. 22.1 ТК РФ устанавливает, что при создании электронных документов должны соблюдаться общие требования. Соответственно, Приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н утвердил «Единые требования к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе» (далее — Единые требования). Они действуют с 1 марта 2023 года.

Согласно Единым требованиям в электронный кадровый документ входит несколько частей:

• основная часть — PDF/A-1A-файла;
• приложение в формате для текстовых, табличных, графических и структурированных данных — есть не всегда;
• файл одной или нескольких электронных подписей (при наличии) для первых двух составных частей;
• машиночитаемая доверенность для подписи (при наличии);
• описание электронного документа в формате XML.

Важно учитывать следующее:

1. Единые требования не имеют обратной силы, поэтому электронные документы, созданные до утверждения требований, не нужно менять под установленные форматы.
2. Наименования структурных элементов электронного документа четко закреплены Едиными требованиями.
3. Основную часть электронного документа и приложения к нему нужно обязательно разделять на отдельные файлы.
4. Использовать присоединенную электронную подпись для подписания нельзя. Допустима только отсоединенная или открепленная ЭП.
5. Если документ подписан простой электронной подписью (ПЭП), то файл подписи не прикладывается, но в описании документа надо указать признак именно этого вида подписи.
6. Описание электронного документа должно быть сформировано по итогу подписания основной части электронного документа и приложения к ней сторонами трудовых отношений;
7. Приложение к описанию электронного кадрового документа работодатель не обязан оформлять по Единым требованиям: такое приложение представляет собой справочник кодов кадровых документов, которые согласно ТК РФ могут быть оформлены в электронном виде. Этот классификатор используют работодатели, которые оформили свое решение перейти на кадровый ЭДО и утвердили ЛНА и перечнем документов, которые будут вести в электронном виде. Только эти документы должны соответствовать Единым требованиям.

Работодатель, который решил ввести ЭКДО, обязан обеспечить соответствие электронных документов Единым требованиям. Убедиться, что они оформлены корректно, можно на ЕЦП «Работа в России» с помощью сервиса проверки.

Обратите внимание. Единые требования к составу и форматам кадровых электронных документов утверждены приказом Минтруда от 20.09.22 № 578н. XML-система описания кадровых электронных документов опубликована на сайте ведомства.

Минтруд разъяснил, что при появлении на сайте новой версии XML-схемы, предыдущая версия считается действительной в течение 12 календарных месяцев с месяца, следующего за месяцем размещения новой версии. Если за короткий период времени будет выпущено более одной версии XML-схемы, то начало времени действия изначальной версии (12 календарных месяцев) отсчитывается с момента выпуска первого обновления и не обновляется с последующим выпуском новых версий XML-схем.

Пример. XML-схема v.1 опубликована в октябре 2022 года. В феврале 2023 года выпущена новая XML-схема v.2, а в апреле 2023 года размещается обновленная XML-схема v.3. В этом случае отсчет срока действия XML-схемы v.1 начинается с марта 2023 года (месяц, следующий за месяцем размещения XML-схема v.2), а не с мая 2023 года (месяц, следующий за месяцем размещения XML-схема v.3).

Каковы права и обязанности работодателей и работников

Переход на электронный кадровый документооборот (ЭКДО) — это свободное решение работодателя, которое он обязан закрепить в своем ЛНА и информировать об этом работников и соискателей, а с действующих работников взять еще и согласие.

Со своей стороны, работник может не согласиться или попросить время на раздумье — это его право. Если человек отказывается от ЭКДО, это не может стать основанием для увольнения или отказа в трудоустройстве. Если нет согласия, кадровая служба обязана этому работнику выдавать и оформлять документы только в бумажном виде.

• Брать согласие с работников, впервые поступающих на работу после с 1 января 2022 года, не надо — их нужно только проинформировать, что работодатель применяет ЭКДО.

Как обмениваться документами

Для обмена электронными документами участники могут использовать какую-то одну или обе информационные системы (ИС):

1. ЕЦП «Работа в России».
2. ИС работодателя, если она позволяет:

• подписывать электронные документы;
• хранить электронные документы;
• фиксировать факт получения электронных документов сторонами трудовых отношений.

Важно! С 1 сентября 2022 работодатель обязан обеспечить взаимодействие своей ИС и единого портала государственных и муниципальных услуг при наличии комплекса необходимых и достаточных условий, а именно:

• работник подписывает документы простой электронной подписью;
• в качестве способа получения документов, связанных с работой, работник в своем заявлении указал портал «Госуслуги».

Как разъяснил Минтруд в письме от 06.10.2022 № 14-6/ООГ-6311, без этих условий интеграция ИС работодателя и Госуслуг — это право, а не обязанность работодателя.

Работники вправе выбирать способы подачи некоторых документов. К примеру, заявление о выдаче документов, связанных с работой, или их заверенных надлежащим образом копий может быть подано:

• письменно,
• через ИС работодателя,
• по электронной почте,
• через ЕЦП «Работа в России».

Важно! Электронные сообщения считаются полученными работодателем на следующий день после их направления (ч. 9 ст. 22.3 ТК РФ). Следовательно, если работодатель вовремя не открыл, например, заявление об увольнении, то это проблемы работодателя (ч. 1 ст. 165.1 ГК РФ) — отсчет двухнедельного срока начался.

Как перейти на электронный кадровый документооборот

Организация, которая приняла решение о переходе на кадровый ЭДО, должна создать локальный нормативный акт. Можно сделать отдельное положение, а можно ввести раздел в правила трудового распорядка.

В этом документе надо указать:

• сведения об используемых ИС;
• порядок доступа к ИС работодателя;
• перечень документов, которые работодатель переводит в электронный формат;
• перечень категорий работников, с которыми ведется электронный кадровый документооборот;
• срок уведомления работников о переходе на ЭКДО и о праве дать согласие на электронное взаимодействие;
• сведения о дате введения ЭКДО — не ранее дня истечения срока указанного уведомления;
• сроки и периодичность подписания работником электронных документов или ознакомления с ними;
• порядок проведения инструктажа работников по вопросам кадрового ЭДО;
• исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе;
• процедуры взаимодействия с профсоюзом, комиссией по трудовым спорам (при наличии и необходимости).

В ЛНА о кадровом ЭДО сроки следует указать в рабочих, а не календарных днях: в выходные дни, праздники или в отпуске работник свободен от выполнения трудовых обязанностей, в том числе от подписания документов.

Как подписывать электронные документы

Для работы с электронными документами у работодателя и работника должна быть электронная подпись. До принятия закона существовало три вида подписей:

• усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП);
• усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП);
• простая электронная подпись.

Статья 22.3 ТК РФ ввела два дополнительных вида:

• усиленную неквалифицированную подпись, полученную через электронное правительство (УНЭПгос);
• простую электронную подпись, полученную для обращения за государственными и муниципальными услугами в электронном виде (ПЭПгос).

Для подписания документов работодатель может использовать: 

• УКЭП;
• УНЭП, если такой порядок утвержден внутренним документом;
• УНЭПгос, полученную через электронное правительство.

Работник дополнительно может использовать ПЭП, если внутренним документом работодатель утвердил порядок подписания и требования к безопасности.

Особый порядок разработан для подписания наиболее важных кадровых документов, для которых работодатель обязан использовать только УКЭП и УНЭПгос. К таким документам относятся:

• договорные документы: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования с отрывом или без отрыва от производства;
• дополнительные соглашения к договору;
• приказы о дисциплинарных взысканиях,
• уведомления об изменении условий трудового договора по ст. 74 ТК РФ, то есть по организационным и технологическим причинам.

Работник с помощью УКЭП, УНЭП и УНЭПгос может подписывать:

• договорные документы: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования с отрывом или без отрыва от производства и допсоглашения к ним;
• дополнительное соглашение о переводе на другую работу.
• заявление об увольнении и заявление об отзыве такого заявления;
• ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора (по ст. 74 ТК РФ).
• ознакомления с приказом о взыскании в ИС работодателя.

Все иные документы работник вправе подписывать любой подписью, включая ПЭП, если работает в информационной системе своей организации.

ПЭП — это сочетание «логин + пароль». Следовательно, если через личный кабинет на сайте работодателя или с адреса корпоративной электронной почты работника вы получили документ из тех, что не вошел в особый список, значит, он подписан простой электронной подписью. И это не просто сообщение, а именно документ.

Как пописывать документы через ЕЦП «Работа в России»

С 1 сентября 2022 года появилась возможность подписывать документы через единый информационный центр «Работа в России». Работодатели могут использовать УКЭП и УНЭПгос, а работники и соискатели УКЭП, УНЭПгос и ПЭПгос.

Как перейти на ЭКДО при форс-мажоре

В исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия населения, например во время пандемии, работодатель вправе обязать работников перейти на кадровый электронный документооборот. В этот период работник и работодатель смогут временно обмениваться документами в электронной форме или в виде электронного образа документа с последующим представлением соответствующих документов на бумажном носителе.

Важно! Электронный образ документа — это фотография или скан-копия бумажного документа с сохранением всех реквизитов.

Для временного форс-мажорного перехода на ЭКДО необходимо разработать и утвердить локальным нормативным актом порядок действий при возникновении угрожающих жизни людей или их нормальным жизненным условиям обстоятельств; права и обязанности.

Ирина Журавлева 

Возврат к списку